La dématérialisation et la multiplication des supports informatisés produisent un nombre croissant de documents électroniques. La Gestion Électronique des Documents est un outil puissant pour canaliser ce flux de documents en temps réel et simplifier le travail au quotidien. Les procédures mises en œuvre par un circuit de centralisation et de validation des documents permet de décupler la productivité d’une organisation.
Qu’est-ce que la Gestion Électronique des Documents ?
La gestion électronique des documents (GED) est une série de procédures informatisées qui permet de maximiser la sécurisation, le trafic et l’utilisation de tous les documents exploités dans une entreprise. Le principe est de canaliser systématiquement tous les documents qui entrent, qui circulent et qui sortent dans une organisation de manière centralisée. La GED passe par un logiciel et l’installation peut être personnalisée en fonction des besoins d’une entreprise.
L’installation de la GED, quelles sont les étapes ?
La GED comprend au moins quatre étapes :
- Acquisition : la numérisation de la documentation papier et le recueil des fichiers numériques.
- Traitement : le travail entre collaborateurs est guidé par des workflows, par exemple la validation des devis et des factures.
- Diffusion : la publication des documents est maîtrisée en interne et en externe, quel que soit le canal utilisé.
- Archivage : tous les documents reçus sont conservés, centralisés et consultables dans l’entreprise.
Pourquoi la Gestion Électronique des Documents est un outil productif ?
La GED est un outil d’optimisation. En créant des workflows, la productivité recherchée par une organisation est atteignable.
Le but de la GED :
La GED a pour objectif de traiter, de cataloguer, de stocker et de diffuser tous les documents numériquement. Cette dématérialisation sert à adapter les documents à la demande comme les commandes, les factures, les courriers, etc.
La plus-value de la Gestion Électronique de Documents :
La GED réduit au maximum le papier dans une entreprise. Cette solution permet un gain de temps, une amélioration de la productivité dans le traitement des documents et une économie sur la diffusion. Pour une organisation qui nécessite des décisions rapides en plus de travailler à distance, la GED s’avère être la solution idéale.
La Gestion Électronique des Documents aide à la productivité :
Les collaborateurs dotés des technologies nomades sont en première ligne pour bénéficier de la GED en travaillant sur les documents à distance. Le travail collaboratif est facilité et sert à la prise de décisions rapides. Tous les collaborateurs se concentrent sur leur métier et ne perdent plus de temps dans l’établissement de documents, ce qui diminue le temps de l’élaboration des devis, des factures, etc.
Quels sont les enjeux de la Gestion Électronique des Documents ?
La production de documents numériques croît avec l’entreprise et cette multiplication des données doit être maîtrisée et organisée pour être efficace. Un logiciel GED, c’est la garantie de :
- La diminution des coûts : la réduction est effective en termes d’impressions.
- La croissance de la productivité : la GED permet d’accéder rapidement aux sources des documents grâce à l’indexation qui optimise la recherche des contenus.
- La sécurisation des informations : la sécurité est assurée par la GED informatiquement, le logiciel assure la sécurité des informations entrantes et sortantes.
- La diminution des pertes de documents : la centralisation et la numérisation des données, au cœur d’un logiciel de GED, assurent l’accès et la sauvegarde des documents.
Quels sont les bénéfices de la Gestion Électronique des Documents pour une entreprise ?
Une entreprise peut attendre les bénéfices suivants :
- La réduction d’un tiers des coûts de gestion et de production des documents.
- Le gain de temps dans la recherche des informations est multiplié par deux.
- La réduction du taux d’erreurs dans la diffusion des informations permet de faire des économies.
- La diffusion des documents se fait en temps réel : édition des contrats, envoi des courriers, etc.
- La GED réduit les coûts en s’intégrant facilement à votre système informatique.
- Un logiciel de GED facilite la collaboration des services en direct.
- La mise en place de la GED sert à mieux traiter les demandes et impacte directement la satisfaction des clients.
